Come creare un QR code “aggiungi al calendario”

Un codice «aggiungi al calendario» trasforma un invito in una voce di calendario con un gesto, ed è la differenza tra un evento a cui le persone avevano intenzione di andare e uno a cui sono andate. Due cose decidono se funziona: il fuso orario, e se incorpori l’evento o ci colleghi.

Incorporare l’evento o collegarlo

Ci sono due costruzioni possibili e si comportano in modo molto diverso.

Puoi mettere l’evento stesso dentro il codice, come testo iCalendar: il blocco VEVENT con titolo, inizio, fine e luogo. Funziona offline, perché non c’è nulla da recuperare. Ma il supporto è disomogeneo: alcuni telefoni riconoscono il contenuto e propongono di aggiungerlo, altri mostrano semplicemente un muro di testo, che per chi tiene il telefono in mano sembra un guasto. In quale dei due casi ti trovi lo scoprirai solo provando.

Oppure puoi puntare il codice a un file .ics ospitato o a una pagina evento. Questo richiede una connessione, ma si comporta uguale ovunque: il telefono scarica un file di calendario e propone di aggiungerlo, esattamente come già fa ogni invito che arriva per e-mail. In più i dati restano correggibili dopo la stampa.

Per qualsiasi cosa rivolta al pubblico, collega. Incorpora solo se controlli i dispositivi, o se il campo nel luogo è davvero dubbio e lo scambio conviene.

È sul fuso orario che si rompe

Un evento con un’ora di inizio e senza fuso orario viene interpretato nel fuso in cui si trova il telefono di chi legge. Per una festa dietro l’angolo è invisibile e innocuo. Per un webinar, un congresso o un matrimonio con ospiti che arrivano in aereo, colloca l’evento all’ora sbagliata nell’agenda di una parte delle persone, e non avvisa nessuno.

Assicurati che l’evento porti un fuso orario esplicito e, se il pubblico è internazionale, mettilo anche nel testo stampato. Una voce la cui descrizione dice «14:00 CET» sopravvive a un’importazione sbagliata; una che dice solo «14:00» no.

Provalo sul serio: cambia il fuso orario del tuo telefono, scansiona il codice e guarda cosa atterra nel calendario. Sono due minuti ed è l’unico modo per esserne certi.

Cosa viaggia e cosa no

Titolo, inizio, fine, luogo e descrizione entrano nella voce. Il luogo merita attenzione: una voce di calendario il cui luogo è un indirizzo completo e non ambiguo diventa un percorso toccabile il giorno stesso, ed è lì quasi tutto il valore pratico della cosa.

I promemoria non viaggiano in modo affidabile. Un avviso che imposti tu è un suggerimento che la maggior parte dei calendari sostituisce con le preferenze del proprietario, quindi non contarci per portare qualcuno da qualche parte. E la voce non si aggiorna dopo: una volta nel calendario di qualcuno è la sua copia, e cambiare la tua sorgente non le fa nulla.

Ecco perché la data non dovrebbe spostarsi

Su quest’ultimo punto vale la pena fermarsi. A differenza di un menù o di una pagina di destinazione, una voce di calendario viene copiata, non referenziata. Correggi la data dopo e le cento persone che hanno già scansionato restano con quella vecchia.

Un codice dinamico qui aiuta meno che altrove: protegge chi scansiona dopo il cambio, non chi ha scansionato prima. Resta comunque utile su ciò che si stampa presto, perché permette di puntare il codice a un evento corretto e ti dice quante persone lo hanno aggiunto. Ma se l’orario si sposta davvero, chi ce l’ha già va avvisato direttamente, per e-mail.

Dove sta bene

Su tutto ciò che si stampa per una data precisa: inviti e save the date, programmi di congresso e segnaletica delle sale, biglietti di appuntamento di uno studio o di un salone, manifesti per un evento unico. Vale di più dove il divario tra leggere e andarci lascia il tempo di dimenticarsene, che è esattamente dove vivono i matrimoni e gli eventi.

Non vale nulla su ciò che si legge a schermo, dove un normale link «aggiungi al calendario» fa lo stesso lavoro con un dispositivo in meno.

Domande frequenti

La scansione aggiunge l’evento automaticamente?

No. Il telefono propone di aggiungerlo con tutto già compilato e la persona conferma. Quella conferma è voluta: nulla scrive in un calendario senza il consenso del proprietario, e nessun QR code può aggirarla.

Incorporo il .ics o ci collego?

Collega, per qualsiasi pubblico. Un contenuto iCalendar incorporato funziona offline ma i telefoni lo trattano in modo disomogeneo, e dove non viene riconosciuto la persona vede testo grezzo invece di un invito. Un file ospitato si comporta uguale ovunque.

Perché l’evento è caduto all’ora sbagliata per alcuni?

Perché l’evento non portava un fuso orario esplicito e ogni telefono ha applicato il proprio. Allega un fuso all’evento e, con pubblico internazionale, stampa anche ora e fuso come testo, così un’importazione sbagliata si vede invece di restare silenziosa.

Posso cambiare la data dopo che le persone hanno scansionato?

Per loro no. Una voce di calendario è una copia fatta al momento della scansione, non un link vivo, e non si aggiorna mai. Un codice dinamico corregge i dati per tutti quelli che scansionano da quel momento; chi l’ha già aggiunto va avvisato direttamente.

Funziona su iPhone e Android?

Sì, se colleghi a un file di calendario ospitato: entrambi propongono di aggiungerlo, in Calendario e in Google Calendar rispettivamente. Gli eventi incorporati sono il caso poco affidabile. Creane uno gratis e provalo su entrambi prima di stampare qualsiasi cosa.