Códigos QR para eventos: del guarda la fecha al formulario de opinión

Un evento tiene principio, medio y final, y en cada etapa el asistente necesita saber algo distinto. Lo impreso no se mueve con eso. Un código QR dinámico sí: el mismo patrón en la invitación, el cartel y la acreditación puede significar «reserva la fecha» en marzo, «aquí está el plano de salas» el día del evento y «cuéntanos qué te pareció» a la mañana siguiente.

Antes: meter la fecha en su calendario

Entre «me gustaría ir» y «está en mi calendario» es donde se escapa la asistencia. Un código de evento de calendario cierra ese hueco: al escanear se abre una página con el título, la fecha, la hora y el lugar, y un botón Guardar en el calendario que descarga un archivo .ics estándar. iOS, Android, Outlook y Google Calendar lo leen todos.

Dos notas prácticas sobre los campos:

• Pon la dirección en el campo de lugar, no solo el nombre del recinto. Así la entrada del calendario se convierte en navegación tocable para quien sale de casa con prisa.
• Las horas se convierten a UTC en el archivo. Introduce inicio y fin en la hora local del recinto y comprueba el resultado escaneándolo tú una vez: una hora de error significa que la gente llega después de la ponencia inaugural.

Dónde va el código: la invitación, la firma del correo, la última diapositiva de la edición anterior y el cartel. En un cartel el código de calendario gana a un enlace a la página de entradas, porque la decisión que pide es más pequeña.

Durante: el código en señalética y acreditaciones

El día del evento los asistentes tienen tres preguntas recurrentes: dónde está mi sala, qué viene ahora y cuál es la contraseña del Wi-Fi. Cada una tiene su código:

• Entrada y pasillos: un código al programa en vivo. Al ser dinámico, un cambio de sala a las 11:00 es una edición, no una reimpresión.
• Wi-Fi: un código de Wi-Fi en recepción y en cada sala. En red de invitados con aislamiento, nunca la de producción.
• Acreditaciones: el programa al dorso, o la ficha de contacto del ponente si imprimes acreditaciones personalizadas.
• Puerta de cada sala: solo las sesiones de esa sala. Un código que responde a una pregunta concreta se escanea más que uno que vuelca todo el programa.

Las reglas horarias hacen que un cartel haga varios trabajos: el mismo código impreso muestra la agenda de la mañana antes del mediodía y la de la tarde después. Solo recuerda que las horas de las reglas van en UTC, así que convierte desde la hora local del recinto, y que el cambio de hora las desplaza.

Después: opinión mientras está fresca

La tasa de respuesta se hunde en menos de un día. El código que mostraba el programa durante el evento debería apuntar a un formulario corto en cuanto termine: una sola edición, sobre señalética que sigue en pie a la salida.

Y semanas después, el mismo material impreso puede anunciar la siguiente edición. Un cartel colgado desde primavera no es desperdicio si el código que lleva sigue llevando a algo actual.

Entradas y control de acceso

Conviene ser claro con lo que un QR hace y no hace aquí. Un código dinámico es una redirección, no una credencial: todos los que escanean reciben lo mismo. Eso está perfecto para programas, planos y Wi-Fi, y está mal para el acceso.

Para entradas necesitas un código único por asistente, verificado contra una lista en la puerta, y eso es trabajo de un sistema de ticketing (Eventbrite, Ti.to, el tuyo). Lo que sí ayuda a escala es la generación masiva: crear cientos de códigos desde un CSV de una vez, uno por mesa, por estand o por soporte impreso, cada uno con su destino y su recuento.

Dos controles de acceso sí sirven en códigos de evento:

• Una fecha de caducidad: el código de un congreso de un día puede dejar de funcionar la semana siguiente en lugar de mandar gente a una página muerta el año que viene.
• Una contraseña: para una página de briefing solo para ponentes o un guion interno detrás de un código por lo demás público.

Qué te dirá la analítica y qué no

Los recuentos por código sirven de verdad para planificar la próxima edición: qué código de sala se escaneó más, si el de la acreditación superó al de la señalética, cuándo se usó realmente el formulario de opinión. También ves dispositivo, sistema, navegador y referente, y visitantes únicos contados con un hash de IP.

Lo que no verás es desde dónde escanearon: no hay geolocalización en la analítica en absoluto. Si quieres comparar la entrada norte con la sur, dale a cada una su código. Es la forma fiable de obtener datos de ubicación y funciona mejor de todos modos que el rastreo de posición.

Imprimir para un recinto

• Tamaño según la distancia de lectura: una décima parte. Un código de acreditación se lee a 20 cm, con 2 cm basta; uno en una lona leída a tres metros necesita unos 30 cm.
• A la altura de los ojos, no del suelo. Los códigos por debajo de la cintura pasan desapercibidos y son incómodos entre la gente.
• Cuidado con la iluminación. Los palacios de congresos están llenos de focos; un plastificado brillante debajo es ilegible. Mate para todo lo plastificado.
• Di qué hace. «Escanea para el programa» y «Escanea para el Wi-Fi» uno al lado del otro, para que nadie adivine. Dos códigos sin etiqueta juntos valen menos que uno.
• Prueba en el sitio si puedes, o al menos sobre el impreso real con luz parecida, con un móvil viejo además de uno nuevo.

Con Enqre creas un código de evento de calendario, lo reorientas según la etapa, añades reglas horarias, pones caducidad, generas códigos en masa desde CSV y exportas SVG o PDF listo para imprenta.

Preguntas frecuentes

¿Puede un código QR añadir un evento al calendario?

Sí. Un código de evento de calendario abre una página con los datos del evento y un botón que descarga un archivo .ics estándar, que importan iOS, Android, Outlook y Google Calendar.

¿Puedo usar códigos QR como entradas?

Con un código dinámico simple no: es una redirección, todos reciben la misma página y no se valida nada. Las entradas necesitan un código único por asistente verificado contra una lista, y eso lo hace una plataforma de ticketing. La generación masiva ayuda cuando hacen falta muchos códigos distintos, pero el control de acceso no es nuestro.

¿Puede un código mostrar cosas distintas antes, durante y después?

Sí, de dos maneras: editar el destino en cada etapa, o poner reglas horarias para que el cambio ocurra solo. Las horas de las reglas son UTC: convierte desde la hora local del recinto.

¿Puedo ver desde dónde escanearon los asistentes?

Por ubicación no: no hay geolocalización en la analítica. Usa un código por entrada, sala o soporte; los recuentos hablan entonces directamente de la ubicación.

¿Qué pasa con el código después del evento?

Lo que decidas. Reorientarlo a la página de la siguiente edición, o ponerle caducidad para que deje de funcionar en vez de llevar a una página vieja meses después.